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01/02/2015 n222
Las empresas de gestión documental miran al sector de la sanidad como uno de los nichos prioritarios para expandir su negocio, incluso en plena crisis económica. Y lo cierto es que el interés también viene por la otra parte, porque, de entrada, se genera ahorro, a la vez que se saca el grano de la paja (al archivo lo que haya que archivar, digitalizar lo que merezca la pena) garantizando la seguridad y la privacidad.
Jesús Vicioso Hoyo

Pasear por los archivos centrales de los hospitales en pleno siglo XXI da una cierta imagen de ‘regreso al pasado’. Cuando lo digital manda, millones de documentos almacenados, con más o menos orden, esperan, a veces de por vida, por si tienen que volver a la luz. Pero ese ‘por si’ se traduce, en la práctica, en un importante uso de recursos. Para empezar, materiales. El espacio que ocupan podría destinarse a otros usos, mientras que no se puede olvidar su mantenimiento necesario para asegurar la perdurabilidad de lo que contiene. Y luego viene la ‘conjunción’, que todavía no se ha resuelto del todo: la convivencia entre el documento físico y el digital para que ambos sean accesibles siempre y cuando se requieran.

Los especialistas en la gestión documental llevan mucho tiempo trabajando en éstos y otros asuntos. Bancos y empresas suministradoras de servicios energéticos han sido, hasta ahora, sus grandes clientes.

Jesús Usar, fundador de Docout

Pero la sanidad ha entrado en juego, y cada vez más son las entidades que recurren a firmas que no solo se limitan a ser archiveros, sino que dan un plus que repercute, al final, en el paciente.

La eficiencia documental en materia sanitaria engloba aspectos como el ahorro de costes, pero también supone agilidad y rapidez en la consulta, protección y trazabilidad de la seguridad y privacidad. Una de las firmas pioneras en esta materia, la española Docout, reconoce que guardar documentos físicos es solo una parte de su quehacer. Otra muy importante es desarrollar tecnología, propia en este caso, para ofrecer mayor funcionalidad al material con el que trabajan. “Hemos empezado a desarrollar una tecnología de digitalización que hace eficiente la recuperación de los fondos históricos de las historias clínicas, porque los hospitales son bastantes reacios a hacer la destrucción de éstas”, explica Victoria Vega, directora de Desarrollo de Negocio de Docout. La compañía, fundada por Jesús Usar, alberga diez millones de historias clínicas exclusivamente de pacientes españoles, procedentes de clientes tanto públicos como privados.

Sanitas, Ruber, Vithas, DKV, Fremap y Fraternidad forman parte de la cartera para la que esta empresa, que también trabaja para ocho de cada diez firmas de banca y energía en España, da servicio de archivo de historias clínicas y administrativos. Pero también ha trabajado con hospitales públicos, como los de Castilla-La Mancha, para los que ha hecho la recuperación de los expedientes históricos que hay en los centros a medida que se van reformando. Docout tiene, actualmente, tres centros de almacenamiento: en Madrid, Barcelona y Cuenca. En esta última provincia, en el término municipal de Tarancón, se alza el centro documental más grande de Europa: 43.000 metros cuadrados, 2,3 millones de contenedores para el archivo físico y una capacidad de digitalización de 525.000 páginas al día.

A la hora de gestionar las historias clínicas, hay trabajos más sencillos y otros más avanzados. La digitalización, por compleja que sea, forma parte de los primeros, de los básicos, incluso si hay algún tipo de codificación de por medio.

Estas compañías también se encargan de gestionar las incidencias encontradas tras analizar la información

La complejidad empieza cuando se atiende a aspectos como la validación de las propias historias o documentos sanitarios.

“En función de las características del servicio que nos demande el cliente, hay ocasiones en la que solamente hacemos un inventario de los documentos y actuamos como meros archiveros. Sin embargo, en otros casos hay tareas de mayor calado, como la validación de la documentación, es decir, asegurar que tenga coherencia todo lo que estamos registrando”, detalla Vega. Esta labor puede alcanzar diversos grados, como el aseguramiento de que están contenidas todas las pruebas pertinentes antes de alguna intervención, que, igualmente, forman parte del ‘género’ con el que trabajan. Por ello, se han desarrollado gestores de incidencias que se encargan de poner en marcha el proceso de conectar el centro sanitario con el paciente para hacer, por ejemplo, una prueba previa que ha faltado o cuyos resultados se han extraviado. “Anticiparnos antes de que ya no se pueda reaccionar y se pierda tiempo y dinero”, añade la responsable de la gestora documental española.
Hasta veinte años después
de que fallezca el paciente

Las historias clínicas no se destruyen cuando muere el usuario. Han de permanecer un tiempo a la espera. Pero ese periodo, como en otras tantas cosas, depende de la comunidad, ya que la regulación legal de este asunto es de carácter autonómica. Cataluña, por ejemplo, exige que la documentación médica se conserve un mínimo de veinte años desde que se produce el fallecimiento de un paciente, mientras que en otras regiones, como la Comunidad Valenciana, se sigue la norma más habitual en estos casos: cinco años desde cada proceso asistencial, tanto de procedimientos registrados en formato digital como los archivos físicos. En la práctica, hay una cierta selección de los documentos que pasan a la ‘historia’, ya que no todo merece la pena ser almacenado, sino solo aquellos cuya relevancia sea clave. Dejar ‘en cuarentena’ es una práctica general, por lo que pueda pasar, en casi todos los ámbitos. Por ejemplo, la documentación original de las hipotecas bancarias tiene que mantenerse, como mínimo, un cuarto de siglo.
Más garantías de la trazabilidad de los documentos
El procesamiento de la compilación de informes a través de empresas de este tipo ofrece ventajas en una cuestión que cada vez tiene mayor trascendencia socialmente, la de la privacidad de la información personal. Algo nada baladí, puesto que la Agencia Española de Protección de Datos ya ha indicado que no todos los hospitales cumplen correctamente con la normativa. Hace un lustro, el ente estatal dio la voz de alarma con su primer informe monográfico: la mitad de los centros, sobre todo los públicos, cometían deficiencias en la custodia de archivos con documentación personal de los pacientes.

El centro documental más grande de Europa está en Tarancón (Cuenca)

Así que corroborar la salvaguarda del contenido es tarea fundamental y prioritaria para quienes se dedican específicamente a esta materia, tanto en lo digital como en lo físico.

Cierto es que la dotación de la máxima seguridad el ámbito digital está a la orden del día, en todos los ámbitos y en todas las esferas de la vida, no solo en el mundo sanitario, pero en éste más aún, si cabe, por el contenido sensible que le concierne. Sin embargo, en cuanto al formato de papel, estas firmas apuntan a que casi siempre se baja la guardia. Frente a esto, más tecnología: Docout ha desarrollado una etiqueta de radiofrecuencia que se coloca en cada una de las historias físicas que lo requieren los clientes.

“En las empresas y en los hospitales son muy cautos en cuanto a la seguridad informática, pero la física no suele importar tanto. Con tecnología como la que utilizamos, podemos aplicar la misma seguridad al papel”, ahonda Vega. Saber, en definitiva, por dónde ha pasado, cuándo y, por ende, si se han vulnerado derechos de los usuarios cuyo resguardo es competencia de los centros sanitarios. La compañía declara que los costes de este chip se han reducido muchísimo, al igual que los de la digitalización, pero que el ahorro para los hospitales y para las empresas sanitarias va más allá: hay una mayor eficacia en la gestión que repercute en la actividad diaria y que, al final, cuesta menos.
Análisis pormenorizado del
consentimiento informado

Algunas de las empresas especializadas en los documentos se ‘meten’ en la propia información para garantizar que todo está en orden. Victoria Vega, directora de Desarrollo de Negocio de Docout, reconoce que uno de los documentos que actualmente genera bastante negocio es el consentimiento informado. “Aquí no solo hacemos la custodia del documento, sino que en función de sus características, el equipo que lo analiza comprueba si se cumple con la normativa, es decir, si se le ha informado al paciente correctamente de todos los riesgos que conlleva la intervención”. Se trata de un ‘plus’ valorado por los clientes que repercute en todos los agentes participantes de procesos sanitarios: el propio hospital, la compañía sanitaria y el paciente.
Más ficheros electrónicos y el reto de las Urgencias
Los nuevos tiempos donde la electrónica es imperante también se notan. Según esta empresa pionera, los centros asistenciales de reciente construcción y la implantación de equipos de diagnóstico con soporte digital están agilizando mucho la gestión de los ficheros. Así, y nada más que de entrada, ya se genera un ahorro.

Detalle de una etiqueta de radiofrecuencia añadida a un informe sanitario para garantizar la trazabilidad del documento

Sin embargo, uno de los servicios donde todavía no se registran avances al mismo nivel que en el resto es, paradójicamente, Urgencias. “Los sistemas ya van hacia modelos digitalizados, pero todavía estamos en un tiempo de transición para que el documento físico se valide o valore, de manera adecuada, para convertir a digital y cubrir esas necesidades, especialmente en las consultas no programadas”, asevera Victoria Vega.

En definitiva, la eficiencia documental a través de empresas especializadas tiene cada vez mayor presencia en el mundo sanitario que, a la postre, logra mejorar la gestión de tareas puramente burocráticas y ajenas a la propia esencia de un centro hospitalario, para que los profesionales de éste se puedan volcar por completo en lo verdaderamente relevante: la mejor asistencia de los usuarios del sistema.